polityka nagrywania rozmów
Ostatnia aktualizacja: 14 czerwca 2024
Wprowadzenie
Firma Boshhh Ltd posiada system telefoniczny umożliwiający nagrywanie rozmów. Podobnie jak wiele innych organizacji, jest to standardowa praktyka umożliwiająca nagrywanie rozmów telefonicznych dla monitorowania jakości, szkolenia, zgodności i celów bezpieczeństwa.
Wszystkie połączenia przychodzące do firmy Boshhh Ltd będą nagrywane i będą przechowywane przez ograniczony czas, po którym zostaną usunięte, chyba że zostaną zatrzymane na potrzeby określone w tej polityce.
Nagrania będą wykorzystywane tylko do celów określonych w tej polityce. Istnieje nagrana wiadomość informująca dzwoniących, że ich rozmowa jest nagrywana. Jeśli połączenie wpłynie na linię bez nagrywania rozmów i następnie zostanie przekierowane na linię z nagrywaniem rozmów, pracownik powinien powiadomić dzwoniącego, że jego połączenie zostanie nagrane.
Cel niniejszej polityki nagrywania rozmów
Aby utrzymać wysokie standardy i chronić publiczność oraz personel, musimy rejestrować wszystkie rozmowy telefoniczne odbierane przez każde z naszych centrów połączeń i zachować je przez ograniczony czas. Zapewnimy, że korzystanie z tych nagrań jest uczciwe i że przestrzegamy wymagań stosownych przepisów prawnych.
To obejmuje:
Ustawę o Regulacji Pełnomocnictw Śledczych z 2000 roku
Telekomunikacyjne (Prawne Praktyki Biznesowe) (Regulacje dotyczące Intercepcji Komunikacji) z 2000 roku
Telekomunikacyjne (Ochrona Danych i Prywatność) Regulacje z 1999 roku
Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych z 2018 roku
Ustawę o Ochronie Danych z 2018 roku
Ustawę o Prawach Człowieka z 1998 roku.
Zakres polityki
Wszystkie rozmowy telefoniczne do firmy Boshhh Ltd będą nagrywane. W normalnych okolicznościach, rozmowa zostanie odtworzona lub nadzorowana jedynie, gdy:
jest to konieczne do zbadania skargi;
jest częścią rutynowego 'sprawdzania' przez zarządzanie, czy standardy obsługi klienta są spełniane;
istnieje zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa personelu, gości lub w celu zapobiegania przestępstwom lub wykrywania ich;
jest to niezbędne do sprawdzenia zgodności z procedurami regulacyjnymi; lub
przyczyni się do podniesienia standardów obsługi połączeń dzięki wykorzystaniu w szkoleniu naszego personelu.
Zbieranie informacji
Dane osobowe zbierane w trakcie działań rejestrujących będą przetwarzane w sposób uczciwy i zgodny z prawem zgodnie z prawem o ochronie danych. Będą:
wystarczające, istotne i nie nadmierne;
używane wyłącznie w celach określonych w niniejszej polityce i nie będą wykorzystywane w innych celach;
dostępne tylko dla kadry zarządzającej po uzyskaniu zgody Dyrektora Zarządzającego;
traktowane poufnie;
przechowywane bezpiecznie;
nie przechowywane dłużej niż jest to konieczne i będą bezpiecznie niszczone po rozwiązaniu kwestii, które się pojawiły; oraz
w przypadku pobierania danych dotyczących płatności przez telefon, pracownik zaprzestaje nagrywania i wznawia proces po uzyskaniu tych danych.
Informowanie rozmówców, że połączenia są nagrywane i monitorowane
Gdy używane są udogodnienia do nagrywania rozmów, poinformujemy abonenta o monitorowaniu/nagrywaniu rozmowy do celów jakościowych/szkoleniowych. Dzięki temu będą mieli szansę wyrazić zgodę, kontynuując rozmowę lub kończąc połączenie. Naszą politykę opublikujemy na naszej stronie internetowej.
Procedury zarządzania i udostępniania nagrań rozmów
Nagrania będą przechowywane bezpiecznie, dostęp do nich będzie kontrolowany i zarządzany przez jedną osobę. Nagrania rozmów zostaną usunięte po ograniczonym czasie. Dostęp do nagrań rozmów zostanie udzielony Menedżerom i Dyrektorom w celach wymienionych powyżej. Przeglądanie nagrań bez ważnego powodu jest niedozwolone. Każda osoba ma prawo dostępu do informacji, które o niej posiadamy. Obejmuje to nagrane rozmowy telefoniczne. W związku z tym nagrania będą przechowywane w taki sposób, aby umożliwić jak najłatwiejsze odnalezienie informacji dotyczących jednej lub więcej osób.
