politica de înregistrare a apelurilor
Ultima actualizare: 14 iunie, 2024
Introducere
Boshhh Ltd are un sistem telefonic capabil să înregistreze conversații. Ca multe alte organizații, aceasta este o practică standard care permite înregistrarea apelurilor telefonice pentru monitorizarea calității, antrenament, conformitate și motive de securitate.
Toate apelurile primite la Boshhh Ltd vor fi înregistrate și vor fi păstrate pentru o perioadă limitată de timp, după care vor fi șterse dacă nu sunt reținute pentru scopurile specificate în această politică.
Înregistrările vor fi folosite doar pentru scopurile specificate în această politică. Există un mesaj înregistrat pus în loc să informeze apelanții că apelul lor este înregistrat. Dacă apelul vine pe o linie care nu înregistrează și este apoi transferat pe o linie care înregistrează, membrul personalului ar trebui să notifice apelantul că apelul lor va fi înregistrat.
Scopul acestei politici de înregistrare a apelurilor
Pentru a menține standarde înalte și a proteja publicul și personalul, trebuie să înregistrăm toate apelurile telefonice primite în fiecare dintre centrele noastre de apel și să le păstrăm pentru o perioadă limitată de timp. Ne vom asigura că utilizarea acestor înregistrări este echitabilă și că ne conformăm cu cerințele legislației relevante.
Aceasta include:
Legea Reglementării Puterilor de Investigare din 2000
Reglementările Telecomunicațiilor (Practică Comercială Legală) (Interceptarea Comunicațiilor) din 2000
Regulamentele Telecomunicațiilor (Protecția Datelor și Intimitatea) din 1999
Regulamentul General pentru Protecția Datelor din 2018
Legea Protecției Datelor din 2018
Legea Drepturilor Omului din 1998.
Sfera politicii
Toate apelurile efectuate către Boshhh Ltd vor fi înregistrate. În condiţii normale, un apel nu va fi recuperat sau monitorizat decât dacă:
este necesar pentru a investiga o reclamaţie;
este parte dintr-un control aleatoriu de management pentru a verifica că standardele de servicii pentru clienţi sunt respectate;
există o ameninţare la adresa sănătăţii și securităţii personalului, vizitatorilor sau pentru prevenirea sau detectarea criminalităţii;
este necesar pentru a verifica conformitatea cu procedurile regulamentare; sau
va ajuta standardele în manipularea apelurilor prin folosirea în instruirea personalului nostru.
Colectarea informațiilor
Datele personale colectate în cadrul activităţilor de înregistrare vor fi procesate corect şi legal în conformitate cu legea protecţiei datelor. Acestea vor fi:
adecvate, relevante şi nu excesive;
utilizate doar pentru scopurile menţionate în această politică şi nu pentru alte scopuri;
accesibile numai personalului de conducere după obţinerea permisiunii de la Directorul General;
tratate confidenţial;
păstrate în siguranţă;
nu se vor păstra mai mult decât este necesar şi vor fi distruse în siguranţă odată ce problema(ele) în discuţie a(u) fost rezolvată(e); şi
când detaliile de plată sunt colectate telefonic, membrul personalului va opri înregistrarea şi va relua după ce aceste detalii au fost luate.
Informând apelanții că apelurile sunt înregistrate și monitorizate
Acolo unde sunt utilizate facilități de înregistrare a apelurilor, vom informa apelantul că apelul său este monitorizat/înregistrat pentru scopuri de calitate/instruire. Asta este pentru ca ei să aibă oportunitatea de a consimți continuând apelul sau închizând telefonul. Vom publica politica noastră pe site-ul nostru web.
Proceduri pentru gestionarea și eliberarea înregistrărilor apelurilor
Înregistrările vor fi păstrate în siguranță, accesul fiind controlat și gestionat de o singură persoană. Înregistrările apelurilor vor fi șterse după un timp limitat. Accesul la înregistrările apelurilor va fi acordat Managerilor și Directorilor pentru scopurile menționate mai sus. Răsfoirea înregistrărilor fără un motiv valabil nu este permisă. Fiecare individ are dreptul de a accesa informațiile pe care le deținem despre ei. Aceasta include apeluri telefonice înregistrate. Prin urmare, înregistrările vor fi stocate în așa fel încât să permită recuperarea informațiilor referitoare la unul sau mai mulți indivizi cât mai ușor posibil.
